（1）系统初始设置。采购与应付子系统初始设置主要包括：初始建账、初始数据录入和基础档案资料的建立。这些基础档案资料包括：供应商档案资料、与采购业务有关的公共码表和与采购业务相关的结算方式、付款方式等。这些公共码表有采购部门、采购人员等。（2）业务单据输入。采购与应付子系统需要输入的业务单据有：采购订单、采购入库单、采购发票、付款单和退货单等。（3）业务处理。它包括采购结算和往来账核销两个功能。采购结算功能把采购入库单和采购发票联系在一起，通过比较入库单数据和发票数据，反映资金流与物流之间的差异，同时使采购入库单上的单价与采购发票上的单价相一致，为存货成本的结算打下基础。往来账核销功能把采购发票和付款单联系在一起，通过比较采购发票数据和付款单数据，形成正确的与供应商之间的往来账。（4）报表输出。此功能可以输出用户需要的各种报表，其中包括对生产计划情况、订购情况、采购情况、入库情况、结算情况、货到票未到情况、票到货未到情况、采购费用发生的情况、增值税抵扣情况、与供应商的往来账和账龄分析情况等的统计分析表。（5）转账处理。转账处理功能的基本目的是根据输入的业务数据生成记账凭证，以便进行有关的账务处理。